CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION DE LA PLATEFORME SIRUS

Version en vigueur au 27 septembre 2026

Article 1 – Éditeur et hébergeur

La plateforme SIRUS, accessible à l'adresse sirusassist.com, est éditée par la société SIRUS SAS, société par actions simplifiée au capital de 5 000 euros, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 101 351 773, dont le siège social est situé 16 rue Cuvier, 69006 Lyon, filiale du groupe ALC SAS (ci-après « SIRUS »).

Directeur de la publication : A. Loine. Contact : contact@sirusassist.com.

Hébergeur : Amazon Web Services EMEA SARL (AWS Europe), société à responsabilité limitée immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro B186284, dont le siège social est situé 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg. Téléphone : +352 26 73 33 00.

Article 2 – Objet et documents contractuels

Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») définissent les conditions d'accès et d'utilisation de la plateforme SIRUS. Elles s'appliquent à toute personne qui y accède : visiteur, client, administrateur de compte ou membre invité (ci-après « l'Utilisateur »).

SIRUS est un service en ligne qui transcrit les enregistrements audio ou vidéo de réunions transmis par l'Utilisateur et génère, à partir de cette transcription, un projet de compte rendu ou de procès-verbal. Il s'adresse en priorité aux instances représentatives du personnel, notamment les comités sociaux et économiques (CSE) et les commissions santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), ainsi qu'à toute réunion professionnelle dont le compte rendu se prête à une structuration automatisée.

Les conditions financières des abonnements et prestations payantes relèvent des conditions générales de vente de SIRUS (« CGV »). En cas de contradiction, le contrat particulier éventuellement signé avec le client prévaut sur les CGV, qui prévalent elles-mêmes sur les CGU. La politique de confidentialité publiée sur le site complète les CGU pour ce qui concerne les données personnelles.

Article 3 – Acceptation et modification

L'Utilisateur accepte les CGU lors de la création de son compte ou de l'acceptation d'une invitation. À défaut, il ne peut accéder aux services réservés aux utilisateurs inscrits.

SIRUS peut modifier les CGU pour tenir compte de l'évolution du service ou de la réglementation. Les utilisateurs inscrits sont informés de toute modification substantielle par e-mail ou sur la plateforme au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. L'Utilisateur qui refuse la nouvelle version peut clôturer son compte avant cette date. La poursuite de l'utilisation après l'entrée en vigueur vaut acceptation.

Article 4 – Accès au service et comptes

4.1 La plateforme est destinée aux organisations (entreprises, instances représentatives du personnel, organismes publics ou privés) et aux personnes physiques agissant pour leur compte. La personne qui crée un compte au nom d'une organisation déclare disposer du pouvoir de l'engager. Pour un comité social et économique, il appartient à l'instance de désigner la personne habilitée.

4.2 L'Utilisateur fournit des informations exactes et les tient à jour. Chaque compte est personnel et les identifiants ne doivent pas être partagés.

4.3 L'administrateur du compte d'une organisation invite les membres, leur attribue des droits d'accès et peut les leur retirer. L'organisation répond de l'usage fait de la plateforme par les membres qu'elle a invités.

4.4 L'Utilisateur préserve la confidentialité de ses identifiants et informe SIRUS sans délai de tout usage non autorisé à l'adresse contact@sirusassist.com. SIRUS met en œuvre des mesures de sécurité adaptées, dont l'authentification à plusieurs facteurs. Toute action réalisée depuis un compte est présumée effectuée par son titulaire, sauf signalement préalable d'une compromission.

Article 5 – Utilisations interdites

L'Utilisateur utilise la plateforme conformément à sa destination et à la loi. Il s'interdit notamment :

de transmettre des enregistrements obtenus de manière illicite, ou réalisés sans que les participants en aient été informés lorsque cette information est requise ;
de transmettre des contenus illicites, diffamatoires ou portant atteinte aux droits de tiers ;
d'usurper l'identité d'un tiers ;
de tenter d'accéder sans autorisation aux systèmes de SIRUS ou aux données d'autres utilisateurs ;
de perturber le fonctionnement de la plateforme ;
de copier, décompiler ou extraire tout ou partie de la plateforme, hors les cas permis par la loi ;
de revendre l'accès au service ou de le mettre à disposition de tiers sans accord écrit de SIRUS.

Article 6 – Contenus de l'Utilisateur

6.1 Les enregistrements, transcriptions et documents transmis par l'Utilisateur (ordre du jour, liste de présence, documents de séance) (« Contenus »), ainsi que les documents générés à partir de ceux-ci, restent la propriété de l'Utilisateur ou de son organisation.

6.2 L'Utilisateur concède à SIRUS le droit d'héberger, de transcrire, de reproduire et de traiter les Contenus, dans la seule mesure et pour la seule durée nécessaires à la génération des documents demandés. Les Contenus ne sont pas réutilisés au-delà de la fourniture du service.

6.3 L'Utilisateur garantit disposer des droits et autorisations nécessaires à la transmission des Contenus. Pour les enregistrements de réunions, il garantit notamment que le recours à l'enregistrement a été régulièrement décidé et que les participants en ont été informés, conformément au Code du travail, au règlement intérieur de l'instance et à la réglementation relative à la protection de la vie privée. SIRUS n'intervient pas dans la décision d'enregistrer une réunion ni dans l'information des personnes enregistrées.

6.4 SIRUS traite les Contenus de manière confidentielle. Seuls y ont accès les personnes habilitées par l'Utilisateur et, dans la limite du nécessaire, les prestataires techniques de SIRUS. Le personnel de SIRUS n'y accède qu'en cas d'assistance demandée par l'Utilisateur ou d'incident technique.

Article 7 – Nature du service et intelligence artificielle

7.1 SIRUS n'organise pas les réunions, ne les conduit pas et n'y assiste pas. À partir des Contenus, il produit un projet de document.

7.2 La transcription et la rédaction du projet reposent sur des traitements automatisés, notamment de reconnaissance vocale et d'intelligence artificielle générative. Ces traitements peuvent produire des erreurs, des omissions ou des approximations, en particulier lorsque la qualité de l'enregistrement est insuffisante (bruit, prises de parole simultanées, intervenants non identifiés).

7.3 Le document généré est un projet. Il doit être relu, complété et validé par le secrétaire de l'instance ou par toute personne habilitée avant toute diffusion, signature, adoption ou production en justice. L'établissement et l'approbation du procès-verbal relèvent des règles propres à l'instance concernée. SIRUS n'y prend aucune part.

7.4 SIRUS ne fournit aucun conseil juridique ou social. Les documents générés ne constituent ni une transcription certifiée, ni une analyse juridique, ni une certification de conformité, ni une garantie de la validité des délibérations.

Article 8 – Disponibilité

SIRUS s'efforce de rendre la plateforme accessible en permanence, dans le cadre d'une obligation de moyens. L'accès peut être interrompu pour maintenance, pour une mise à jour ou en cas d'incident. SIRUS s'efforce de prévenir les utilisateurs des maintenances programmées. Les éventuels engagements de niveau de service sont définis dans les CGV ou dans le contrat particulier.

Article 9 – Données personnelles

9.1 Pour les données de compte (identification, gestion des accès, facturation, sécurité, assistance), SIRUS agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions décrites dans sa politique de confidentialité.

9.2 Les Contenus peuvent contenir des données personnelles relatives aux participants aux réunions (voix, noms, propos tenus, mandats représentatifs et, le cas échéant, éléments relatifs à la santé évoqués en séance). Pour ces données, l'organisation cliente agit en qualité de responsable de traitement et SIRUS en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les obligations de SIRUS en qualité de sous-traitant sont définies à l'annexe 1 des présentes CGU, qui constitue le contrat de sous-traitance prévu à l'article 28, paragraphe 3, du RGPD. Le client qui souhaite en outre signer un accord distinct peut en faire la demande à contact@sirusassist.com.

9.3 L'infrastructure applicative de SIRUS, serveurs et bases de données, est hébergée par AWS Europe dans la région AWS Paris (eu-west-3), en France. Les sous-traitants ultérieurs de SIRUS sont identifiés dans les conditions de l'annexe 2 des présentes CGU. Lorsque des traitements sont réalisés hors de l'Union européenne, ils sont encadrés dans les conditions prévues à l'article 7 de l'annexe 1.

9.4 Le client s'assure de disposer d'une base légale pour le traitement et informe les participants aux réunions.

9.5 Les personnes concernées disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Pour les données de compte, elles l'exercent auprès de SIRUS à l'adresse contact@sirusassist.com. Pour les données figurant dans les Contenus, elles l'exercent auprès de l'organisation cliente. Elles peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Article 10 – Propriété intellectuelle de SIRUS

La plateforme, ses logiciels, ses bases de données, ses marques et ses éléments graphiques sont la propriété exclusive de SIRUS ou de ses concédants. SIRUS accorde à l'Utilisateur un droit d'utilisation non exclusif et non cessible, limité à ses besoins internes et à la durée de son compte.

Article 11 – Services tiers

La plateforme peut contenir des liens vers des sites tiers, qui relèvent de leurs propres conditions. Les prestataires techniques choisis par SIRUS pour exécuter le service (hébergement, traitements automatisés) restent sous sa responsabilité à l'égard du client, dans les conditions de l'annexe 1 des présentes CGU.

Article 12 – Responsabilité

12.1 SIRUS est tenue d'une obligation de moyens.

12.2 SIRUS n'est pas responsable du contenu et de la licéité des Contenus, de l'usage d'un document généré sans relecture ni validation, ni des décisions prises par l'Utilisateur ou son organisation. Elle ne répond pas des dommages indirects, tels qu'une perte de chiffre d'affaires ou une atteinte à l'image.

12.3 Sauf faute lourde ou dolosive et sauf dommage corporel, la responsabilité totale de SIRUS, toutes causes confondues, est limitée au montant hors taxes payé par le client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

12.4 L'Utilisateur répond des manquements aux CGU commis depuis son compte. Il garantit SIRUS contre toute réclamation de tiers liée à ses Contenus ou à une utilisation non conforme de la plateforme.

12.5 Aucune stipulation des CGU ne prive l'Utilisateur des droits que lui confèrent des dispositions légales impératives.

Article 13 – Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Les obligations concernées sont suspendues pendant la durée de l'empêchement.

Article 14 – Suspension et clôture

14.1 L'Utilisateur peut clôturer son compte à tout moment. Les abonnements payants restent régis par les CGV.

14.2 En cas de manquement grave aux CGU, SIRUS peut suspendre ou clôturer un compte après une mise en demeure restée sans effet pendant huit (8) jours. La suspension peut être immédiate en cas d'urgence : atteinte à la sécurité, usage manifestement illicite ou injonction d'une autorité.

14.3 Après la clôture, l'Utilisateur dispose de trente (30) jours pour exporter ses documents. Passé ce délai, les Contenus sont supprimés, sous réserve des données que SIRUS doit conserver en vertu d'une obligation légale.

Article 15 – Dispositions diverses

15.1 Les journaux techniques de la plateforme attestent, sauf preuve contraire, des actions qui y ont été réalisées. Ils ne prouvent ni la tenue d'une réunion, ni son déroulement, ni son contenu.

15.2 Le fait pour SIRUS de ne pas se prévaloir d'une stipulation ne vaut pas renonciation à celle-ci.

15.3 Si une stipulation est déclarée nulle, les autres stipulations restent en vigueur.

15.4 L'Utilisateur ne peut céder ses droits sans l'accord écrit de SIRUS. SIRUS peut transférer le contrat à une société affiliée ou à un successeur, après en avoir informé les utilisateurs.

Article 16 – Droit applicable et litiges

Les CGU sont soumises au droit français. En cas de difficulté, l'Utilisateur contacte d'abord SIRUS à l'adresse contact@sirusassist.com pour rechercher une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente (30) jours, et lorsque l'Utilisateur a la qualité de commerçant, le litige relève de la compétence exclusive des juridictions du ressort de la cour d'appel de Lyon. Dans les autres cas, les règles de compétence de droit commun s'appliquent.

ANNEXE 1 – CONTRAT DE SOUS-TRAITANCE (ARTICLE 28 DU RGPD)

La présente annexe s'applique entre SIRUS, sous-traitant, et toute organisation cliente, responsable de traitement (ci-après « le Client »), pour les données personnelles contenues dans les Contenus. Elle prend effet à la création du compte de l'organisation et reste applicable tant que SIRUS traite des données pour le compte du Client.

1. Description du traitement

Objet : hébergement des Contenus, transcription des enregistrements, génération de projets de comptes rendus et de procès-verbaux, mise à disposition des documents aux personnes habilitées par le Client.
Personnes concernées : participants aux réunions enregistrées, personnes citées dans les Contenus, utilisateurs habilités par le Client.
Données : identité, fonction, mandat représentatif, voix, propos tenus en séance et, le cas échéant, données relevant de l'article 9 du RGPD évoquées en réunion (notamment appartenance syndicale et éléments relatifs à la santé).
Durée : durée d'utilisation du service par le Client, augmentée du délai de restitution prévu à l'article 10 de la présente annexe.

2. Instructions du Client

SIRUS traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Constituent des instructions les présentes CGU, les paramètres choisis par le Client sur la plateforme et toute instruction écrite complémentaire. SIRUS informe immédiatement le Client si une instruction lui paraît constituer une violation de la réglementation relative à la protection des données.

3. Confidentialité

SIRUS veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité.

4. Sécurité

SIRUS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l'article 32 du RGPD, notamment : hébergement de l'infrastructure applicative en France, cloisonnement logique des données par organisation, contrôle des accès selon les rôles attribués par le Client, authentification à plusieurs facteurs, journalisation des actions réalisées sur la plateforme et limitation des accès du personnel de SIRUS aux besoins d'assistance et de maintenance.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise SIRUS à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 2. SIRUS informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement au moins trente (30) jours avant sa prise d'effet. Le Client peut s'y opposer par écrit, de manière motivée, pendant ce délai. À défaut de solution, il peut résilier le service sans frais pour la partie non encore exécutée.

SIRUS impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles de la présente annexe. SIRUS demeure responsable à l'égard du Client de l'exécution de leurs obligations.

6. Assistance

SIRUS aide le Client, dans la mesure du possible et compte tenu de la nature du traitement, à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées, qu'elle lui transmet sans délai si elle les reçoit directement. Elle l'aide également à assurer la sécurité du traitement et à réaliser, le cas échéant, une analyse d'impact relative à la protection des données.

7. Transferts hors de l'Union européenne

SIRUS ne transfère des données hors de l'Union européenne qu'au profit de sous-traitants ultérieurs identifiés conformément à l'annexe 2 et moyennant l'une des garanties prévues au chapitre V du RGPD : décision d'adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

8. Violation de données

SIRUS notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. La notification précise, dans la mesure où ces informations sont disponibles, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées.

9. Registre

SIRUS tient un registre des activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients, conformément à l'article 30, paragraphe 2, du RGPD.

10. Sort des données en fin de contrat

À la fin du service, le Client dispose de trente (30) jours pour exporter ses documents. Passé ce délai, SIRUS supprime les données personnelles traitées pour son compte, y compris leurs copies, sauf obligation légale de conservation. Sur demande, SIRUS confirme par écrit cette suppression.

11. Audit

SIRUS met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Le Client peut faire réaliser un audit, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret, moyennant un préavis écrit de trente (30) jours, dans la limite d'un audit par an sauf violation de données, et à ses frais.

12. Contact

Toute question relative à la présente annexe est adressée à contact@sirusassist.com.

ANNEXE 2 – SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

La liste des sous-traitants ultérieurs de SIRUS, précisant pour chacun son rôle et le lieu où il traite les données, est communiquée à chaque client avant la souscription du service et sur simple demande à contact@sirusassist.com. Toute modification de cette liste est notifiée au client dans les conditions de l'article 5 de l'annexe 1.